Planless.io : Confiez à un algorithme l'optimisation de vos projets

La gestion de projets est un des domaines qui compte le plus d'outils pour organiser, planifier, répartir les tâches, compter, contrôler, rapporter... Les méthodologies agiles, Kanban, les diagrammes en tous genres tentent de renouveler l'offre de manière régulière.
Planless.io est une jeune startup, installée au Portugal, qui propose tout simplement d'automatiser les tâches de planification.

Vous en avez assez de jongler avec les plannings, les compétences, les disponibilités, etc. Et vous vous dites qu'un algorithme pourrait se charger de la planification de votre projet. La solution Planless.io, développée par la société éponyme, dirigée par Grégory Stoos, vous propose un algorithme qui va optimiser l'organisation de votre projet, en choisissant les meilleures parmi les millions de combinaisons possibles. Collecte de données, algorithmes, et demain intelligence artificielle, nous avons fait le point avec le fondateur de l'entreprise.

Decideo : Vous avez développé un outil d'aide à la planification du travail en équipe. Comme vous le soulignez, c'est une tâche pour l'instant assez manuelle. Pourquoi était-il nécessaire de chercher à l'automatiser ?

Grégory STOOS, Fondateur de Planless.io : Prenons l’exemple d’une équipe de 10 personnes et que chacun a 30/40 tâches dans sa liste (ce qui est généralement peu) sur un ou différents projets. Cela représente 300/400 tâches et un certain nombre de variables rentrent en ligne de compte dans la planification de ces tâches. Seules certaines personnes peuvent réaliser certaines tâches, des tâches ne peuvent pas commencer avant une certaine date ou/et avant que d’autre tâches ou phases du projet soient terminées, l’effort nécessaire pour réaliser ces tâches, les disponibilités de chaque membre de l’équipe et d’autres critères plus spécifiques à chaque projet et à l'entreprise.

Cela donne des millions de possibilités en terme de planification. Il est humainement impossible de déterminer l’organisation idéale. En tout cas dans un labs de temps court, puisque chaque changement demande à recalculer l’ensemble.

La manière actuelle de planifier manuellement le travail n'est pas optimisée (on essaye juste de travailler sur ce qui nous paraît être la chose à faire au final) et empêche les équipes techniques et business d’avoir une réelle visibilité de quand les choses peuvent vraiment être faîtes.

Pour résumer, l’automatisation du planning et de l’allocation des ressources permet:
1. De gagner énormément de temps puisque cela est fait manuellement et doit constamment être mis à jour
2. D’optimiser réellement le "qui doit faire quoi et quand". Cela permet une augmentation de productivité énorme.

Decideo : Les travailleurs de l'information ont déjà l'impression d'être soumis à un risque de remplacement, par le développement des outils d'automatisation, le "RPA". Et maintenant, vous leur dites que même la planification, l'affectation des tâches seront automatisées. Le travailleur de l'informatique ne va-t-il plus qu'exécuter une tâche programmée par une IA, jusqu'à ce qu'il soit lui-même remplacé ?

Grégory STOOS : Le but d’un outil comme planless.io n’est pas dans le remplacement des travailleurs par une IA mais d’avoir un outil qui permette de faire quelque chose que l’on fait très mal et qui nous fait perdre énormément de temps. Cela ne remplace pas non plus un gestionnaire de projets, la partie de planification n’étant qu’une parti de son job.

Il y a toujours la composante humaine et il y a toujours des decisions qu’une personne prendra mieux qu’une IA.

Je ne vois pas d’un mauvais oeil le fait qu’un travailleur puisse se focaliser sur l’execution plutôt que sur la planification. Si il peut passer plus de temps à faire le travail pour lequel il a été embauché au lieu de perdre du temps dans des tâches qui ne sont pas vraiment de sa compétence, je pense que tout le monde y gagne.

Decideo : Comment expliquer en interne à mes équipes (ou aux délégués du personnel) qu'ils perdent le pouvoir de s'organiser par eux-mêmes ? Quels arguments leur présenter ?

Grégory STOOS : Tout d'abord, planless.io est une aide. Rien n’empêche de forcer l’attribution de tâches manuellement comme on le ferait dans n’importe quel autre outil.

Il est très difficile pour n’importe qui d’accepter que quelqu’un lui dicte ce qu’il doit faire. C'est notamment pour cela que les méthodes agiles sont de plus en plus utilisées et populaires. Malheureusement, les points positifs de l’auto-organisation des équipes viennent avec des points négatifs.

Mais dans le cas présent c’est un peu différent. Comme expliqué précédemment, nous proposons une IA qui est capable de prendre en compte tous les paramètres nécessaires pour prendre les bonnes décisions parmi des millions de possibilités. Aucun membre de votre équipe ne peut rivaliser avec cela. Il suffit d’expliquer cela pour faire comprendre à n’importe qui, que cela fait du sens et permettra d’optimiser l’efficacité de chacun, de l’équipe et de l’entreprise en général.

Cela demande forcement un changement de mentalité pour certains, notamment les plus féroces partisans des méthodes agiles. Mais toute personne censée réalisera que cela n’est que positif et ne verra pas cela comme de la dictature, mais comme un réel outil d’aide a la décision qui leur permettra de passer plus de temps sur ce qu’ils savent faire.

Decideo : Pour analyser qui sait faire quoi, comment, qui le fait plus ou moins bien, etc, je dois collecter des volumes importants de données sur les méthodes de travail de chacun. Quelles données collectez-vous pour alimenter vos algorithmes d'apprentissage machine ?

Grégory STOOS : Si nous devions baser notre algorithme sur l’apprentissage, il faudrait beaucoup trop de temps pour avoir suffisamment de données afin de pouvoir apprendre de l’équipe et des ses comportements.

Notre algorithme est basé sur de la logique et du calcul bien que nous souhaitons dans le future l’optimiser par l’apprentissage machine.

Les seules données nécessaire pour le calcul sont:
- les tâches à réaliser;
- la compétence requise pour faire chaque tache;
- une estimation du temps nécessaire;
- les compétences et niveaux dee compétences de chaque membre de l’équipe ;
- les disponibilités ou indisponibilités de chaque personne.

Cela se met en place très rapidement et n’importe quelle entreprise peut être prête à utiliser planless.io en un labs de temps très court.

Decideo : Sur quels développements technologiques vous appuyez-vous pour collecter, stocker et analyser ces données ?

Grégory STOOS : Nous n’utilisons aucune technologie d'IA particulière pour notre algorithme puisque c’est entièrement basé sur du calcul et de la logique. Pour la partie outil par contre nous utilisons Firebase de Google en association avec un framework React qui nous permet d’avoir une interface et une base de donnée en temps réel ce qui rend notre outil ultra-rapide, et chaque changement se reflète chez tous les utilisateurs instantanément sans avoir à rafraichir sa page.

Ce stack nous permet aussi de développer de nouvelle fonctionnalités très rapidement et de n’avoir quasiment aucun besoin en terme de back-end.

Decideo : Quid du RGPD ? Puisque ce sont des données personnelles que vous collectez.

Grégory STOOS : Nous nous engageons à la confidentialité et la sécurité des données de nos utilisateurs. Seules certaines personnes en interne ont la possibilité d’accéder à notre base de données et nous demandons toujours l’accord de nos utilisateurs pour accéder (visuellement) à leurs données si cela est vraiment nécessaire. Généralement cela l'est seulement dans le cas ou un utilisateur nous demande notre aide ou conseil sur comment structurer au mieux ses projets et ses processes avec planless.

Dans 99% des cas nous n’avons pas besoin d’accéder aux données pour quoi que ce soit et nous ne partageons aucune de ces données avec qui que ce soit.